Khi lập kế hoạch mở quán F&B, các chủ đầu tư thường tập trung vào những chi phí hữu hình như mặt bằng, thiết kế, thi công, nguyên liệu. Nhưng ẩn sau đó là một “ma trận” chi phí ẩn – những khoản phí không được dự trù, có thể âm thầm “ăn mòn” lợi nhuận và thậm chí đẩy doanh nghiệp vào khó khăn. Điều bất ngờ là, rất nhiều trong số các chi phí ẩn khi mở quán F&B này có thể được giảm thiểu hoặc loại bỏ ngay từ khâu thiết kế thông minh. Cùng VBM “vạch trần” ma trận này và tìm ra giải pháp.
“Tảng Băng Chìm”: Nhận Diện Các Loại Chi Phí Ẩn Thường Gặp Trong Vận Hành F&B
Chi phí ẩn không phải là những khoản phí mờ ám, mà là những chi phí phát sinh trong quá trình vận hành do việc lập kế hoạch ban đầu chưa đủ sâu sắc.
- Chi phí bảo trì, sửa chữa thường xuyên: Do sử dụng vật liệu rẻ tiền, nhanh xuống cấp hoặc thiết bị kém chất lượng.
- Chi phí năng lượng (điện, nước) cao bất thường: Do thiết kế không tối ưu ánh sáng, thông gió tự nhiên, hoặc sử dụng thiết bị tiêu tốn nhiều năng lượng.
- Chi phí thay thế nội thất, dụng cụ nhanh hỏng: Bàn ghế không đủ bền, dụng cụ pha chế/bếp không phù hợp với tần suất sử dụng cao.
- Chi phí lãng phí nguyên vật liệu: Do khu vực kho, bếp được bố trí bất hợp lý, khó kiểm soát.
- Chi phí nhân công tăng do vận hành kém hiệu quả: Nhân viên phải di chuyển quá nhiều, quy trình làm việc không được tối ưu trong không gian thiết kế.
- Chi phí mất khách hàng do trải nghiệm không tốt: Không gian quá nóng/lạnh, quá ồn, hoặc công năng bất tiện.
Những khoản chi này tuy nhỏ lẻ nhưng cộng dồn theo thời gian sẽ trở thành một gánh nặng tài chính khổng lồ.
Thiết Kế Thông Minh – “Vũ Khí” Chống Lại Chi Phí Ẩn Ngay Từ Gốc
Đầu tư vào một bản thiết kế chuyên nghiệp không phải là một khoản chi, mà là một khoản đầu tư để tiết kiệm chi phí dài hạn. Tại VBM, chúng tôi luôn tư duy thiết kế dựa trên góc độ vận hành và bền vững:
1. Lựa Chọn Vật Liệu “Đáng Đồng Tiền”: Bền Bỉ Hơn, Tiết Kiệm Hơn
- “Nỗi đau”: Sử dụng gạch lát sàn rẻ tiền, dễ trầy xước, ố màu, phải tốn công bảo dưỡng và thay thế sớm.
- Giải pháp thiết kế của VBM: Tư vấn sử dụng các loại vật liệu có độ bền cao, dễ vệ sinh, phù hợp với khu vực có mật độ đi lại lớn (gạch granite, bê tông mài, sàn vinyl chuyên dụng). Chi
- Phí ban đầu có thể cao hơn một chút, nhưng chi phí bảo trì và vòng đời sản phẩm sẽ tối ưu hơn rất nhiều.
- Tương tự với: Bề mặt quầy bar, mặt bàn, sơn tường…
2. Thiết Kế “Xanh” Để Giảm Hóa Đơn Điện, Nước
- “Nỗi đau”: Hóa đơn tiền điện tăng vọt do phụ thuộc hoàn toàn vào điều hòa và đèn chiếu sáng.
- Giải pháp thiết kế của VBM:
– Tối ưu hóa ánh sáng tự nhiên: Bố trí cửa sổ lớn, giếng trời.
– Thiết kế thông gió đối lưu: Giúp không gian mát mẻ, giảm tải cho điều hòa.
– Tư vấn sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng: Đèn LED, điều hòa inverter, tủ lạnh có nhãn năng lượng cao.
3. Bố Cục Công Năng Khoa Học Để Tối Ưu Hóa Nhân Sự
- “Nỗi đau”: Nhân viên phải chạy qua lại liên tục giữa kho, khu sơ chế, bếp và quầy ra đồ, gây mệt mỏi và làm chậm tốc độ phục vụ.
- Giải pháp thiết kế của VBM: Thiết kế khu vực bếp và quầy bar theo nguyên tắc một chiều, sắp xếp các khu vực chức năng một cách logic. Điều này giúp rút ngắn quãng đường di chuyển của nhân viên, tăng năng suất và giảm số lượng nhân sự cần thiết trong một ca làm việc.
4. Đầu Tư Vào Nội Thất và Thiết Bị Phù Hợp
- “Nỗi đau”: Bàn ghế giá rẻ nhanh chóng lung lay, hỏng hóc, phải sửa chữa hoặc thay mới liên tục.
- Giải pháp thiết kế của VBM: Tư vấn lựa chọn nội thất có kết cấu vững chắc, chất liệu phù hợp với môi trường F&B (chống ẩm, chống trầy xước). Đối với thiết bị, chúng tôi tư vấn chọn loại có công suất và độ bền phù hợp với quy mô quán, tránh mua thiết bị gia dụng cho mục đích công nghiệp.
VBM – Đối Tác Chiến Lược Giúp Bạn “Phá Trận” Chi Phí Ẩn
Tại VBM, tư duy thiết kế của chúng tôi luôn vượt ra ngoài phạm vi thẩm mỹ. Chúng tôi đặt mình vào vị trí của nhà vận hành để:
- Phân tích và dự báo các chi phí vận hành dài hạn ngay từ giai đoạn lên concept.
- Cung cấp các giải pháp thiết kế bền vững, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng năng lượng và vật liệu.
- Tư vấn lựa chọn nội thất, thiết bị vừa đẹp, vừa bền, vừa hiệu quả về mặt đầu tư.
- Kiến tạo những không gian không chỉ đẹp hôm nay, mà còn tiết kiệm và hiệu quả cho nhiều năm sau.
Đầu tư vào thiết kế cùng VBM là cách thông minh nhất để bạn kiểm soát và giảm thiểu chi phí ẩn khi mở quán F&B.
“Ma trận” chi phí ẩn có thể là một mối đe dọa thực sự đối với lợi nhuận của doanh nghiệp F&B. Tuy nhiên, nó hoàn toàn có thể được kiểm soát và giảm thiểu nếu bạn có một chiến lược đúng đắn ngay từ đầu. Một thiết kế thông minh, tập trung vào tính bền vững, công năng và hiệu quả vận hành dài hạn chính là “vũ khí” lợi hại nhất. Hãy để VBM trở thành đối tác chiến lược, giúp bạn xây dựng một nền móng vững chắc, tránh xa những cạm bẫy chi phí và hướng tới thành công bền vững.
Câu hỏi thường gặp (FAQ):
- Chi phí đầu tư ban đầu cho một thiết kế bền vững có cao hơn nhiều không?
=> Chi phí ban đầu có thể cao hơn khoảng 5-15% do sử dụng vật liệu và thiết bị chất lượng hơn. Tuy nhiên, thời gian hoàn vốn cho khoản đầu tư thêm này thường rất nhanh (1-3 năm) nhờ vào việc tiết kiệm chi phí vận hành hàng tháng. - Làm thế nào để biết một thiết kế có thực sự tối ưu cho việc vận hành hay không?
=> Hãy xem xét luồng di chuyển của nhân viên, khoảng cách giữa các khu vực chức năng chính (kho – bếp – quầy ra đồ), sự thuận tiện trong việc vệ sinh, bảo trì. Một đơn vị thiết kế có kinh nghiệm như VBM sẽ có thể trình bày và chứng minh tính hiệu quả của layout thiết kế. - Ngoài thiết kế, còn cách nào khác để giảm chi phí vận hành không?
=> Có, ví dụ như đào tạo nhân viên sử dụng thiết bị tiết kiệm, quản lý tồn kho hiệu quả, sử dụng phần mềm quản lý thông minh… Tuy nhiên, thiết kế không gian chính là nền tảng vật chất để các hoạt động này có thể diễn ra một cách tối ưu.
