Mùa hè không chỉ mang theo cái nắng rực rỡ, mà còn là làn sóng khách hàng đầy tiềm năng đang tìm kiếm một nơi để giải khát và thư giãn tâm hồn. Với các quán F&B mới, đây là thời điểm vàng – nếu bạn sẵn sàng.
Checklist này không chỉ là “cẩm nang kỹ thuật” để bạn không bị “say nắng” vì vận hành, mà còn là bản đồ chiến lược giúp bạn tạo dựng trải nghiệm khách hàng vượt mong đợi, khiến họ không chỉ ghé – mà còn nhớ.
>>> XEM DỰ ÁN TẠI: VBM DỰ ÁN
I/ Vì Sao Cần “Hạ Nhiệt” Cho Quán Vào Mùa Hè?
- Nhiệt độ cao ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng: Không gian bí bách sẽ khiến khách không muốn ngồi lâu, giảm doanh thu.
- Thiết bị vận hành nóng lên nhanh chóng, ảnh hưởng chất lượng món (đặc biệt là các thiết bị pha chế, bếp…).
- Mùa cao điểm đồng nghĩa với lưu lượng khách lớn, bạn cần sự chuẩn bị bài bản để không bị quá tải.
Theo khảo sát của Nielsen, 72% khách hàng ưu tiên chọn quán có không gian mát mẻ, thoải mái vào mùa hè.
Checklist “Hạ Nhiệt”: 10 Việc Cần Chuẩn Bị Cho Quán Mới Đón Hè
Để không bị quá tải và đảm bảo chất lượng dịch vụ khi lượng khách tăng đột biến, các chủ quán mới cần lên kế hoạch chi tiết. Dưới đây là 10 việc bạn cần rà soát và chuẩn bị ngay để hạ nhiệt cho mùa hè:
1. Tối ưu hệ thống làm mát
Đây là yếu tố sống còn trong mùa hè oi bức. Khách hàng sẽ không muốn ngồi lâu trong một không gian nóng nực.
- Bảo dưỡng điều hòa: Vệ sinh, kiểm tra gas, đảm bảo công suất hoạt động tối ưu.
- Bổ sung quạt: Bố trí thêm quạt ở các góc, khu vực khuất gió điều hòa hoặc khu vực ngoài trời.
- Tối ưu thông gió: Đảm bảo không khí lưu thông tốt, tránh cảm giác bí bách. Xem xét lắp quạt thông gió nếu cần.
- Giải pháp che nắng: Lắp mái hiên, rèm che, trồng cây xanh cho khu vực mặt tiền hoặc ngoài trời để giảm nhiệt trực tiếp.
2. Cập nhật menu mùa hè
Đây là thời điểm vàng cho các món hạ nhiệt.
- Phát triển đồ uống “hot trend”: Nghiên cứu và bổ sung các loại trà trái cây nhiệt đới, đá xay, smoothies, cold brew… phù hợp thị hiếu.
- Cân nhắc món ăn nhẹ: Thêm các món salad, gỏi, món cuốn… thanh mát, dễ ăn.
- Tối ưu thông gió: Đảm bảo không khí lưu thông tốt, tránh cảm giác bí bách. Xem xét lắp quạt thông gió nếu cần.
- Giải pháp che nắng: Lắp mái hiên, rèm che, trồng cây xanh cho khu vực mặt tiền hoặc ngoài trời để giảm nhiệt trực tiếp.
3. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự
Lượng khách tăng đồng nghĩa với áp lực công việc tăng cao. Đội ngũ nhân sự cần được chuẩn bị sẵn sàng.
- Đánh giá bổ sung: Xem xét tuyển thêm nhân viên thời vụ (part-time) cho các vị trí phục vụ, pha chế, bếp nếu cần.
- Đào tạo kỹ năng: Tổ chức các buổi training về menu mới, quy trình phục vụ nhanh, xử lý tình huống đông khách.
- Lên lịch làm việc linh hoạt: Sắp xếp ca kíp hợp lý, đảm bảo đủ người trong giờ cao điểm và có phương án dự phòng khi có nhân viên nghỉ đột xuất.
4. Kiểm kê & đảm bảo nguồn cung
Đừng để tình trạng hết nguyên liệu xảy ra giữa “trận chiến”.
- Đánh giá bổ sung: Xem xét tuyển thêm nhân viên thời vụ (part-time) cho các vị trí phục vụ, pha chế, bếp nếu cần.
- Đào tạo kỹ năng: Tổ chức các buổi training về menu mới, quy trình phục vụ nhanh, xử lý tình huống đông khách.
- Lên lịch làm việc linh hoạt: Sắp xếp ca kíp hợp lý, đảm bảo đủ người trong giờ cao điểm và có phương án dự phòng khi có nhân viên nghỉ đột xuất.
5. Tinh chỉnh quy trình vận hành tốc độ cao
Khi đông khách, mọi quy trình cần được tối ưu để giảm thời gian chờ đợi.
- Quy trình order & thanh toán: Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng (POS) hiệu quả, xem xét các hình thức thanh toán nhanh (QR code, thẻ…).
- Quy trình pha chế/bếp: Sắp xếp khu vực làm việc khoa học (workflow), chuẩn bị trước các nguyên liệu sơ chế (pre-prep) để tăng tốc độ ra món.
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Đảm bảo mọi nhân viên biết rõ vai trò của mình trong giờ cao điểm
6. Tối ưu không gian & sẵn sàng khu vực ngoài trời (Nếu có)
Luồng di chuyển và không gian ngồi ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm khách.
- Rà soát phân luồng giao thông: Đảm bảo lối đi thông thoáng cho cả khách và nhân viên (tham khảo bài viết về Phân Luồng Giao Thông).
- Sắp xếp bàn ghế linh hoạt: Xem xét bố trí thêm bàn nhỏ hoặc điều chỉnh khoảng cách để tối ưu số chỗ ngồi mà không gây chật chội.
- Chuẩn bị khu vực ngoài trời: Vệ sinh bàn ghế, kiểm tra hệ thống che nắng, quạt, đèn (cho buổi tối). Đây là khu vực rất được ưa chuộng vào mùa hè.
7. Lên kế hoạch marketing & khuyến mãi “Hạ Nhiệt”
Thu hút khách hàng đến và quay lại trong mùa cạnh tranh cao.
- Chương trình khuyến mãi hè: Giảm giá đồ uống mới, combo món ăn + đồ uống, happy hour…
- Truyền thông mạng xã hội: Chụp ảnh đồ uống, không gian quán hấp dẫn; chạy quảng cáo nhắm đến đối tượng mục tiêu; tổ chức mini-game.
- Trang trí không gian: Tạo không khí mùa hè sôi động, tươi mát tại quán.
8. Đảm Bảo Vệ Sinh & Tiện Nghi Tối Đa Cho Khách
Không gian sạch sẽ, thoáng mát là điểm cộng lớn.
- Tăng cường vệ sinh: Đặc biệt chú ý khu vực khách ngồi, quầy bar/bếp và nhà vệ sinh. Lên lịch dọn dẹp thường xuyên hơn.
- Kiểm tra nhà vệ sinh: Đảm bảo luôn sạch sẽ, đủ giấy, nước rửa tay, và thông thoáng.
- Cung cấp nước lọc miễn phí: Một cử chỉ nhỏ nhưng được khách hàng đánh giá cao, nhất là trong ngày nóng.
9. Chuẩn bị phương án dự phòng cho “Ngày Giông Bão”
Rủi ro luôn có thể xảy ra, hãy chuẩn bị trước.
- Sự cố thiết bị: Lưu số điện thoại thợ sửa chữa điều hòa, máy đá, tủ lạnh..
- Mất điện: Có phương án dự phòng (đèn sạc, quạt sạc, máy phát điện mini nếu quy mô lớn).
- Nhân sự nghỉ đột xuất: Có danh sách nhân viên thời vụ sẵn sàng hỗ trợ hoặc phương án điều phối nhân sự linh hoạt
- Hết hàng đột xuất: Có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp khẩn cấp hoặc phương án thay thế tạm thời.
10. Chăm sóc “Tinh Thần” đội ngũ
Cuối cùng, đừng quên nhân viên của bạn.
- Động viên, khích lệ: Ghi nhận sự cố gắng của nhân viên trong giai đoạn cao điểm.
- Tạo môi trường làm việc tích cực: Đảm bảo khu vực nghỉ ngơi cho nhân viên thoáng mát, cung cấp đủ nước uống.
- Lắng nghe phản hồi: Khuyến khích nhân viên chia sẻ khó khăn để cùng tìm giải pháp. Đội ngũ vui vẻ sẽ phục vụ khách hàng tốt hơn.
Mùa hè mang đến cơ hội lớn nhưng cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt với các quán mới. Hoàn thành checklist 10 điểm “Hạ Nhiệt” này sẽ giúp bạn tự tin hơn rất nhiều trong việc chuẩn bị đón khách hè. Bằng cách tối ưu từ cơ sở vật chất, sản phẩm, nhân sự đến quy trình vận hành, bạn không chỉ “sống sót” qua mùa cao điểm mà còn tạo dựng được uy tín và nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Chúc quán của bạn có một mùa hè bùng nổ!
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
- Tỷ lệ nhân viên cần bổ sung cho mùa hè là bao nhiêu?
- Điều này phụ thuộc vào quy mô quán, lượng khách dự kiến tăng và mô hình hoạt động. Thông thường, các quán có thể cần tăng 15-30% số lượng nhân viên (chủ yếu là part-time) so với mùa thấp điểm để đảm bảo tốc độ phục vụ. Nên theo dõi lượng khách thực tế trong những ngày đầu hè để điều chỉnh linh hoạt.
- Những loại đồ uống nào thường “cháy hàng” vào mùa hè?
- Các loại trà trái cây (đặc biệt là trà đào, trà vải, trà nhiệt đới), nước ép, đá xay (matcha, cookie, trái cây), cà phê muối, cold brew, và các loại nước giải khát có gas thường có sức tiêu thụ rất lớn trong mùa hè.
- Làm sao để giữ chân nhân viên thời vụ qua hết mùa hè?
- Ngoài mức lương cạnh tranh, hãy tạo môi trường làm việc thân thiện, có chính sách thưởng theo hiệu quả công việc hoặc doanh thu, lịch làm việc linh hoạt và cơ hội học hỏi, phát triển kỹ năng cho các bạn.
